AVG brengt als privacywet verplichtingen met zich mee; bedrijven en organisaties moeten zeer zorgvuldig met privacy informatie omgaan. Dat geldt voor overheden en publiekrechtelijke organisaties, maar ook voor bedrijven zoals advocatenkantoren of een notarisbureau. Volgens de AVG moeten veel documenten geanonimiseerd worden. Data als namen, adressen en telefoonnummers zijn gevoelige informatie die in de meeste gevallen anoniem moet blijven.
De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet of misschien wel heeft nagelaten. Deze Woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Om al die te anonimiseren documenten met de hand redigeren, is onbegonnen werk. Daarom heeft Biqe een speciale tool ontwikkeld (BnAS), die het anonimiseer proces voor u automatiseert. Met BnAS anonimiseert u uw documenten zélf, volgens de richtlijnen zoals die staan beschreven in de AVG-wetgeving.
Volgens de AVG-wetgeving mag geen enkel gegeven, zoals een telefoonnummer of e-mailadres, verwijzen naar een privépersoon.
Hieronder ziet u hoe wij met onze praktische software in 3 stappen de gewenste privégegevens anoniem maken.
(De privégegevens zijn vervaagd met oog op privacy.)
De documenten die u wilt anonimiseren, bevatten veel informatie. Deze informatie dient deels geredigeerd te worden. Dit maken wij mogelijk door – indien nodig – het document eerst te scannen en optimaliseren met onze Biqe OCR software, zodat deze software de informatie in het document kan ‘lezen’.
De woorden of tekens die onleesbaar moeten worden, voeren we handmatig in. Het systeem markeert deze woorden vervolgens met een doorzichtige balk. Verder controleren wij al die gemarkeerde gegevens nog een keer een op een. Daarna bevestigen wij die markering definitief, d.w.z., dat die gegevens onomkeerbaar geanonimiseerd zijn. Zo waarborgen we een optimale veiligheid van de persoonsgegevens.
De overige tekst (hier blauw gemarkeerd) in het document is het OCR resultaat. Door onze verbeteringstools behalen wij een optimaal OCR resultaat. Het blauw gearceerde is de informatie die na het anonimiseerproces doorzoekbaar blijft.
Bekijk onderstaand onze uitgebreide video, waarin we dieper ingaan op de mogelijkheden en functionaliteiten van onze Anonimiseer Software.
Als burger heeft u recht op informatie van de overheid. Deze informatie gaat over hoe de overheid handelt en waarom en hoe zij tot een besluit is gekomen. De richtlijnen hiervoor staan in de Wet Open Overheid (WOO). Overheidsinformatie is openbaar, behalve als de wet anders zegt. Elke Nederlander kan deze informatie opvragen door een WOO-verzoek in te dienen. De overheid is verplicht om hierop te reageren. In de documentatie van de besluitvorming verschijnen veelal namen, adressen, e-mailadressen en andere privacygevoelige informatie. In het kader van de AVG zullen deze gegevens dan ook geanonimiseerd moeten worden.
Moeten er privacygevoelige documenten geanonimiseerd/ geredigeerd worden op grond van de WOO? Wij nemen die werkzaamheden voor u volledig uit handen en maken hiervoor gebruik van zeer snelle en beveiligde PC-systemen, waardoor wij voor u 100.000-den pagina’s in enkele weken volledig en volgens AVG richtlijnen kunnen redigeren. Wij ‘ontzorgen’ u graag volledig in het ingewikkelde digitaliseer- en anonimiseerproces.
Neem contact op voor meer informatie over het anonimiseren / redigeren van al uw privacygevoelige informatie.
